Dies ist nur eine Rohfassung des Artikels. Bitte starten Sie auf der Hauptseite.

 

 

WinWord für Pfiffige

Schlagen Sie Routinearbeiten ein Schnippchen!

 

 

Ihnen macht beim Thema „WinWord“ so schnell niemand etwas vor? Texterfassung, Serienbriefe, Druckformate, Grafikeinbindung - kein Problem? Prima, dann kommen unsere „WinWord-Tricks für Pfiffige“ gerade richtig.

 

 

Denn wenn man erst einmal den Einstieg in ein Megapaket wie Word für Windows 6 überlebt hat, greift man kaum mehr zum Handbuch. Routine schleicht sich ein, man macht alles wie gewohnt, und nur ab und zu denkt man: ‘Mensch, müßte das nicht auch einfacher gehen?’ Und vielleicht werden Sie bei manchem der folgenden Tips denken: „Hätte ich das nur schon früher gewußt.“

 

Tip 1

Machen Sie sich ein Bild ...

 

Nicht nur mehrere Texte können in Fenstern dargestellt werden, auch ein und dasselbe Dokument läßt sich in zwei Fenstern an verschiedenen Stellen parallel bearbeiten („Fenster/Teilen“). Was viele nicht wissen: Sie können in den beiden Fenstern unterschiedliche Seitenansichten einstellen! Während Sie z. B. in der oberen Bildschirmhälfte wie gewohnt Ihren Text eingeben, können Sie in der unteren Hälfte verfolgen, wie sich die Eingabe auf das Gesamtlayout der Seite auswirkt.

 

Tip 2

 „Joseph Hinkelbühl alias Jupp“ - Fasse Dich kurz!

 

Bereits in den DOS-Versionen war Word so manchem Konkurrenten durch das Konzept der (Druck-)Formatvorlagen überlegen. Hier werden Schriftarten, Schriftgrößen, Abstände, Einzüge usw. „gebündelt“ und stehen auf Abruf bereit. Mit der Zeit entsteht so bei Vielschreibern eine stattliche Liste mit aussagekräftigen Namen wie „Hauptüber. f. Diss.“, „Unterpunkt 1b“, „Aufzählg. m. Punkten“ usw. Meist muß dann mit der Maus die ganze Vorlagen-Verzeichnis durchsucht werden, obwohl es genügen würde, in das entsprechende Feld der Formatierleiste den einschlägigen Namen einzugeben. Aber wer tippt schon gerne „Protokoll-Unterpkt. 2“ ein? Werden hingegen Kürzel wie „pr2“ vergeben, weiß man nach einiger Zeit nicht mehr, ob das nun für „Presse, Absatz 2, einfach“, „Privat, allgemein“ oder eben für die erwähnte Protokoll-Formatierung galt.

Die Lösung: Sie können den Formatvorlagen einen oder mehrere Alias-Namen zuordnen. Diese werden den Vorlagen-Namen - in beliebiger Reihenfolge - hinzugefügt, nur durch ein Semikolon getrennt, z. B.: „h1;Hauptüberschrift f. Handb.“ oder „i2;Index allgemein;diss2“. Zukünftig tippen Sie dann nur noch „h1“ oder „i2“.

 

Tip 3

Word ist nicht farbenblind

 

Sie sind es gewohnt, nach „handfesten“ Textstellen zu suchen: Worte, Satzteile, Buchstabenfolgen usw. Aber vielleicht möchten Sie bei umfangreichen Dokumenten später bestimmte Stellen mit ganz unterschiedlichen Inhalten aufsuchen? Etwa, um die Rohfassung eines Skripts zu ergänzen. Oder Sie wollen, daß Word ein bestimmtes Wort, das 234 mal vorkommt, nicht im ganzen Text sondern nur an bestimmten Positionen sucht? Dann bringen Sie einfach Farbe ins Spiel! Markieren Sie alle „ergänzungswürdigen“ Stellen mit Grün, färben Sie das „Bruttosozialprodukt“ Ihrer Diplomarbeit in Wirtschaft rot ein. Jetzt können Sie dem Suchbefehl mit „Suchen/Format/Zeichen/Farbe“ und einem leeren Textfeld sagen, daß er Ihnen alle grünen Punkte, gleich welchen Inhalts, im Dokument zeigen soll. Und bei der Suche nach „Bruttosozialprodukt“ geben Sie als zusätzliches Kriterium „rot“ ein. Schon bleiben Sie von unnötigen Suchergebnissen verschont.

 

 

Tip 4

Damit können Sie rechnen

 

Sie dachten, Berechnungen kann man nur in Tabellen und dort mit irgendwelchen Zellverweisen und komplizierten Formeln ausführen? Weit gefehlt! Mit Textmarken, die verstreut im Text vorkommen, läßt sich genausogut rechnen. Ein kleines Beispiel gefällig? Tippen Sie: „Müller hat DM 25.333 Umsatz in diesem Monat erwirtschaftet, Maier hingegen DM 33.788! Das ist immerhin eine Differenz von ...“ Markieren Sie „25.333“ und vergeben Sie mit „Bearbeiten/Textmarke“ einen Namen (etwa „Müller“ oder „Konkurrent“), ebenso wird an die „33.788“ eine Textmarke (z. B. „Maier“) vergeben. Das Ergebnis wird unter „Einfügen/Feld/Formeln und Ausdrücke“ mit „= Müller - Maier“ (Müller minus Maier) abgerufen. Dies hat den großen Vorteil, daß Sie, etwa bei monatlichen Berichten, jederzeit die Ausgangszahlen änderen und das Ergebnis mit F9 aktualisieren können. Bei Korrekturen sollten sie die Rückwärtstaste benutzen, da sonst evtl. die ganze Textmarke gelöscht wird.

 

 

Tip 5

Schneiden Sie sich eine Scheibe ab!

 

Die Tabellenfunktionen heutiger Textverarbeitungen machen das Hinzufügen oder Löschen von Reihen, Spalten oder Zellen zum Kinderspiel. Wenn Sie aber Vorlagen erhalten, bei denen die Einrückungen und Auflistungen mit der Leer- bzw. Tabulatortaste vorgenommen wurden oder die Sie als ASCII-Texte - z. B. Daten aus Statistiksoftware - erhalten, dann sieht die Sache schon anders aus. WordPerfect kennt da ja eine eigene Funktion: „Markieren/Rechteck“. Aber WinWord? Ja - auch WinWord kann Rechtecke ausschneiden! Nur findet sich hier kein gesonderter Menüpunkt, sondern Sie müssen beim Markieren mit der linken Maustaste gleichzeitig die ALT-Taste gedrückt halten. Gelegentlich ist es sinnvoll, hierfür eine Schrift mit gleichem Zeichenabstand - wie „Courier“ oder „MS Line Draw“ - auszuwählen. Nun können Sie also mitten aus einer ASCII-Tabelle eine Spalte mit überflüssigen Daten innerhalb von Sekunden löschen.

 

 

Tip 6

Wiederholen Sie sich ruhig

 

Bekannt und oft genutzt ist die Möglichkeit des Zurücknehmens von Befehlen. Elegant und hilfreich beim Einfügen komplizierter Zeichenfolgen oder umständlicher Befehlsfolgen ist aber auch die Anweisung „Bearbeiten/Wiederholen“. Sie läßt sich übrigens nicht nur, wie im Menü angegeben, mit dem Shortcut „Strg. + Y“ ausführen, sondern auch direkt mit F4. Hiermit können Sie die letzte Aktion beliebig oft auf Tastendruck wiederholen. So erstellen Sie z. B. sehr rasch Rahmen aus Sonderzeichen oder Grafiken. Apropos „Sonderzeichen“: führen Sie doch mal einen Doppelklick auf ein bereits im Text eingefügtes Sonderzeichen (z. B. das Bleistiftsymbol aus Wingdings) aus ...

 

 

 

 

Tip 7

Sammeln Sie sich

 

Bei Bewerbungsschreiben erreicht man durch das Neuarrangieren bereits getippter Abschnitte schnell verschiedene Varianten des Anschreibens. Aber auch vom Publikationsdruck geplagte Wissenschaftler müssen oft aus alten Vorlagen etwas „Neues“ zusammenbasteln. Meist lohnt es sich nicht, eine ganze Textbausteinverwaltung (ab WinWord 6 „Auto-Text“ genannt) zu organisieren. Stattdessen nimmt man die Vorlage, markiert die entsprechenden Textstellen und fügt sie Stück um Stück in ein neues Dokument. Trotz Drag & Drop und Fenstertechnik bedeutet das ein ständiges Hin-und-her-Schalten.

Es geht auch anders: Markieren Sie in Ihrer Vorlage die gewünschte Textstelle und drücken Sie „Strg + F3“ - der Text verschwindet und ist zunächst nicht wieder aufzutreiben (nein, er ist nicht in der Zwischenablage). Sie gehen nun zur nächsten zu übertragenden Textstelle und verfahren dort genauso usw. Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie ein neues Dokument (oder gehen an die gewünschte Einfügestelle eines bereits vorhandenen Dokumentes) und tippen dort das geheimnisvolle Wort „Sammlung“. Danach F3  und - Abrakadabra - sind alle zuvor markierten Abschnitte „auf einen Schlag“ wieder da; hübsch in der Reihenfolge der vorgenommenen Markierungen.

 

 

Tip 8

Bitte zählen Sie nach ...

 

Automatische Numerierungen werden meist nur in der Art „1. Einleitung, 2. Hauptteil usw.“ verwendet. In vielen Fällen ist es hingegen wünschenswert, wenn die Ziffer erst nach einem Textteil eingefügt wird, z. B. „Tip Nr. 6, Tip Nr. 7“. Und mir als Sozialwissenschaftler fallen insbesondere die endlosen Interviewbogen-Entwürfe ein, bei denen plötzlich „Frage 20“ vor „Frage 15“ auftaucht und dazwischen noch drei neue Frageblöcke hinzugekommen sind. Tja, wenn eine Textverarbeitung die korrekte Abfolge automatisch anpassen würde ...

Gehen Sie zunächst zu „Format/Überschriften numerieren/Bearbeiten“. Jetzt finden Sie unter „Numerierungsformat“ drei Felder. Geben Sie in „Text davor“ die entsprechende Sequenz ein (z. B. „Tip Nr. “, Leerzeichen nicht vergessen!), die wesentlich länger als der angezeigte Raum sein darf. In der Mitte wählen Sie die gewünschte Numerierungsart aus und entfernen in „Text danach“ den unerwünschten Punkt oder ersetzen ihn z. B. durch einen Doppelpunkt. So, das war’s. Zukünftig leiten Sie Ihre Blöcke mit der Formatvorlage „Überschrift 1“ (die Sie in Form und Aussehen wie jede andere Formatvorlage anpassen können) ein - und schon können Sie nach Herzenslust verschieben, einfügen oder löschen, WinWord wird an der richtigen Stelle die richtige Nummer setzen.

 

 

Tip 9

Hochprozentiges

Natürlich wissen Sie längst, daß Sie in der unteren Statuszeile nur auf den Bereich mit der Seitenzahl doppelklicken müssen, und schon können Sie im Feld „Gehe zu“ Seitenzahlen, Zeilennummern oder Abschnitte eingeben. Wie üblich will Ihr Chef aber kurz vor Antritt der Dienstreise mal eben ganz schnell etwas geändert haben, was „irgendwo in der Mitte“ stand. Der Ausdruck ist schon eingepackt, die Suche nach einem Textelement entfällt also und Sie müßten jetzt irgendwelche Bruchrechnungen mit den Seitenzahlen anstellen. Sie können aber auch ganz entspannt „50 %“ oder „33 %“ oder „88,3 %“ eintippen. WinWord berechnet dann die Sprungmarke nach Ihren Prozentangaben. Übrigens: Für ganz Genaue - Sie können auch Angaben wie „Zeile 4 auf Seite 20“ eingeben: „S20Z4“

 

 

 

Tip 10

Rechtschreibung mit Sprüngen

 

Wenn Sie in einem Text gelegentlich „andersartige“ Textteile, z. B. fremdsprachliche Zitate, Passagen im „Fachjargon“, einfügen, so bringt Sie die anschließende Rechtschreibe-Überprüfung zur Verzweiflung durch die ständigen Rückfragen an diesen Stellen. Die Lösung: markieren Sie die jeweiligen Textteile und wählen Sie „Extras/Sprache/Keine Überprüfung“. Der übrige Text wird weiterhin der Korrektur unterzogen, Ihre rumänischen Zitate werden aber übersprungen.

 

 

 

Auf die Schnelle ...

 

- Sie müssen oft Zitate einfügen? Und entsprechend häufig die „Auslassungspünktchen“ setzen? Dann drücken Sie doch mal „Strg + Alt + .“ ...

 

- Wenn Sie sich „ein X für ein U vormachen“ lassen, dann sagt Ihnen der Thesaurus, daß Sie sich „für dumm verkaufen“ lassen. Denn wenn Sie mehrere Worte markieren, entdeckt er sogar manchmal Redewendung und will „ein Wörtchen mitreden“ (= „seinen Senf dazugeben“).

 

- Ihnen gefällt der Abstand von Kopf- oder Fußzeile zum eigentlichen Textkörper nicht? Blenden Sie das Lineal ein („Ansicht/Lineal“), gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das linke vertikale Lineal in der Höhe des „Nullpunktes“ (der Zeiger wird zum Doppelpfeil) und stellen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Abstand ein.

 

- Sie gehören noch zu den „alten Hasen“ und schalten zwischendrin oft auf die DOS-Ebene um, um Utilities usw. dort auszuführen. Dann erstellen Sie sich ein simples Makro mit der Befehlsfolge „Sub MAIN, Shell Umgebung$("COMSPEC"), End Sub“ und legen es sich am besten in der Symbolleiste auf einen Button. Von nun ab sind Sie per Tastendruck auf der DOS-Ebene.

 

 

- In der Standard-Symbolleiste steht ganz rechts der Pfeil mit Fragezeichen für die kontextsensitive Hilfe (wenn Sie danach z. B. einen Menübefehl anklicken, erscheint die entsprechende Hilfestellung). Ein doppelter Klick auf diesen Button führt Sie direkt ins Suchmenü der Hilfe.

 

Herbert Hertramph